Efisien manajemen proyek adalah suatu keharusan ketika berbicara tentang proyek yang sukses. Mengelola proyek skala kecil itu sederhana tetapi banyak hal menjadi sangat menantang ketika ukuran tim mulai tumbuh. Mengelola semua tugas dan orang-orang yang terlibat dalam suatu proyek secara bersamaan dapat menjadi kesepakatan yang tidak praktis. Ini dimanaalat manajemen proyek muncul. Pada artikel ini, saya akan membahas semua yang perlu Anda ketahui sebelum Anda memilih Alat Manajemen Proyek Anda.
Di bawah ini adalah topik yang akan saya bahas dalam artikel ini:
- Tinjauan Manajemen Proyek
- Alat Manajemen Proyek
- Kebutuhan Alat Manajemen Proyek
- Alat Manajemen Proyek Terbaik di Pasar
Tinjauan Manajemen Proyek
'Manajemen Proyek adalah disiplin dalam memulai, merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan menutup pekerjaan tim untuk mencapai tujuan tertentu dan memenuhi kriteria keberhasilan tertentu.'
- Wikipedia
cara menggunakan metode tostring di java
Dalam istilah yang lebih sederhana, adalah proses mengatur dan mengelola semua aktivitas yang berkaitan dengan suatu proyek. Ini membantu dalam mengelolasebuah proyek dari awal hingga akhir yang ditentukan, dengan tujuan ideal untuk memberikan hasil tepat waktu dan sesuai anggaran. Kerangka manajemen proyek yang tepatmewujudkan siklus hidup proyek dan lima kelompok proses manajemen proyek utama. Grup Proses ini menggabungkan 10 Area Pengetahuan dan 49 proses yang sering beroperasi pada waktu yang sama pada sebuah proyek atau dengan input dan output yang homogen. Kelompok-kelompok ini adalah:
- Memulai: Dalam grup proses ini, ruang lingkup awal proyek ditentukan serta sumber daya dikomitmenkan.
- Perencanaan: Dalam kelompok proses ini,tingkat detail yang sesuai direncanakan untuk proyek tersebut.
- Pelaksana: Proses inikelompokterdiri dari proses yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek.
- Pemantauan dan Pengendalian: Kelompok proses ini melibatkan pelacakan, tinjauan dan pengaturan kinerja proyek.
- Penutupan: Kelompok proses ini adalah bagian penting dari manajemen proyek, dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan proyek untuk menyelesaikan proyek.
Sekarang, Anda pasti sudah memahami bahwa Manajemen Proyek adalah proses yang berkepanjangan. Keseluruhan proses ini semata-mata berada di pundak Manajer Proyek. Mengelola dan mengatur proyek bukanlah tugas yang mudah. Jika manajer proyek tidak cukup terampil, ada kemungkinan besar bahwa proyek Anda mungkin tidak memberikan hasil yang diharapkan. Saat ini, untuk membuktikan pemahaman dan keahlian mereka atas subjek tersebut, manajer proyek sering memilih sertifikasi seperti PMP. Saya telah menulis artikel mendetail tentang yang dapat Anda lihat untuk informasi lebih lanjut.
Nah, konsep manajemen proyek ditelusuri kembali ke awal abad ke-19, tetapi diakui sebagai profesi yang berbeda di pertengahan abad ke-20. Manajer proyek memulai dengan menggunakan alat tradisional seperti pena dan kertas untuk melacak aktivitas di mana segala sesuatu harus dilakukan secara manual.Tetapi dengan kemajuan teknologi, manajer proyek sekarang menggunakan berbagai alat manajemen proyek untuk mempercepat dan mempermudah seluruh proses kerja.
Di bagian selanjutnya dari artikel ini, saya akan memberi Anda wawasan lengkap tentang apa itu alat manajemen proyek dan bagaimana menggunakannya.
Alat Manajemen Proyek
Alat Manajemen Proyek pada dasarnya adalahalat yang membantu individu atau tim untuk secara efektif mengatur pekerjaan dan mengelola proyek. Ini bisa berupa perangkat lunak bersumber terbuka atau berbayar yang dapat dibeli secara online.
Karena manajemen proyek adalah tugas kompleks yang terdiri dari banyak aktivitas menantang, alat manajemen proyek sering bertindak sebagai bantuan untuk manajer proyek. Ada berbagai macam alat manajemen proyek yang tersedia di pasar. Mereka dapat berupa perangkat lunak otomatis atau dioperasikan secara manual. Tidakalat tunggal menangani semua kebutuhan manajemen proyek, sebagai manajer proyek, Anda perlu memilih alat manajemen proyek yang paling sesuai dengan proyek dan gaya manajemen Anda. Alat-alat ini tidak hanya menghilangkan beban kerja dari kepala manajer proyek tetapi juga membantu dalam menstandarkan pekerjaan dan rutinitas seluruh tim.
Alat manajemen proyek biasanya ditentukan oleh berbagai fitur yang ditawarkan. Mereka termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
1. Perencanaan & Penjadwalan
Perencanaan dan penjadwalan adalah fitur penting dari setiap alat Manajemen Proyek. Untuk mengelola dan menyinkronkan tim dengan cara yang tepat, sangat penting untuk menjaga tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim terlihat dan berbeda. Alat manajemen proyek yang baik akan membantu Anda dengan mudah merencanakan dan menetapkan tugas kepada anggota tim Anda, bersama dengan tanggal jatuh tempo. Ini juga akan membantu dalam menetapkan prioritas dan menentukan tenggat waktu. Selain itu, ini akan memberi tahu Anda setiap kali proyek Anda mendekati tanggal penyelesaian yang dijadwalkan tetapi aktivitas Anda masih belum selesai.
2. Komunikasi & Kolaborasi
Komunikasi dan kolaborasidengan tim Anda di dalam satu alat tanpa harus beralih layar dan perangkat lunak yang berbedaadalah bagian penting dari setiap proyek yang sukses. Semua alat manajemen proyek biasanya dilengkapi dengan dasbor tempat manajer proyek dapat melacak tim serta kemajuan proyek. Selain itu, anggota tim dapat mengakses pekerjaan satu sama lain melalui dasbor. Beberapa fungsi lain yang merupakan keharusan untuk kolaborasi dalam alat manajemen proyek apa pun termasuk berbagi status, berkomentar, melacak, riwayat versi, dll.
3. Dokumentasi
Menyimpan dokumentasi manual bisa menjadi tugas yang melelahkan. Bahkan dengan upaya terbaik Anda, masih ada kemungkinan kesalahan yang tentunya bukan kabar baik untuk proyek Anda. Dengan demikian, alat manajemen proyek sering mencakup fungsionalitas dokumentasi di mana aSemua informasi proyek Anda dapat diakses di satu tempat. Informasi ini dapat mencakuptugas yang direncanakan / diselesaikan, data sumber daya, informasi penagihan, dan sebagainya.
4. Manajemen Sumber Daya
Mengoptimalkan sumber daya suatu proyek benar-benar dapat mengurangi waktu penyelesaian dan biaya proyek. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya yang efisien dalam alat manajemen proyek Anda bisa sangat berguna dan nyaman. Dengan ini, Anda mendapatkan gambaran umum lengkap dari keseluruhan biaya proyek yang selanjutnya dipecah menjadi berbagai biaya sumber daya. Sumber daya ini dapat berupa material, tenaga manusia, pengeluaran, dll. Jadi, dengan menggunakan alat manajemen proyek, Anda akan dapat mengoptimalkan sumber daya ini dan mengelola semua proses proyek secara efektif.
5. Estimasi Risiko
Risiko adalah sesuatu yang tidak pernah bisa Anda prediksi. Karena insiden yang tidak terduga (bencana alam, resesi, dll.), Tugas proyek Anda seperti durasi, kemajuan, tenggat waktu, anggaran, peserta, dll. Mungkin terpengaruh. Seorang manajer proyek harus dapat menghitung jenis risiko ini, tetapi jika Anda menggunakan alat manajemen proyek, ia harus melakukan tugas ini untuk Anda. Apalagi untuk proyek yang sudah lama, bisa jadi ada banyak faktor yang mempengaruhinya. Dengan bantuan alat-alat ini, Anda dapat tetap siap menghadapi risiko apa pun yang menghadang dan menangani situasi seperti itu dengan lebih tepat.
6. Pelaporan
Untuk proyek yang sukses, Anda harus memiliki wawasan lengkap tentangkekurangan dan masalah yang membutuhkan perhatian dan solusi segera. Saat Anda memutuskan alat manajemen proyek Anda, Anda perlu memastikan alat tersebut memiliki dua fitur terpenting yaitu laporan berwawasan dan dasbor Key Performance Indicator (KPI). Selain itu, dengan alat pelaporan yang tepat, Anda dapat membuat laporan yang dapat disesuaikan dan mengumpulkan semua data proyek yang dimasukkan sebelumnya.
7. Baseline & Estimasi
Untuk sebuah proyek,baseline harus didefinisikan dengan jelas di awal rencana proyek yang dapat digunakan untuk mengukur dan membandingkan kemajuan proyek Anda. Sekarang, alat manajemen proyek harus memiliki fungsi ini agar manajer dapat membandingkan keadaan waktu nyata dengan estimasi dan menganalisis penyimpangan. Ada berbagai alat di pasar yang menawarkan opsi dasar otomatis, jadi saat memilih alat Anda, pilihlah dengan bijak.
Kebutuhan Alat Manajemen Proyek
1. Pendekatan Standar
Alat manajemen proyek memandu seluruh proses pengembangan proyek dengan cara standar. Menggunakan alat tersebut, amanajer proyek dapat mengatur seluruh proses dengan templat dan pengawasan lainnya. Ini membantu mereka untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana mereka tanpa tergelincir.
2. Pemantauan
Melacak kemajuan proyek sangat penting, terutama jika berdurasi panjang. Perangkat lunak manajemen proyek berspesialisasi dalam fungsi ini dan kebanyakan dari mereka menyediakan sistem pelacakan kemajuan tugas dan aktivitas waktu nyata. Alat-alat ini membantu dalam melacak dan memantau berbagaitahapan sebuah proyek. Mereka juga dapat memprediksi apakah proyek akan dapat memenuhi garis waktu, mengikuti kecepatan saat ini. Jadi, ini sangat berguna sehubungan dengan penyelesaian tepat waktu dan pemotongan biaya proyek.
3. Manajemen yang Efisien
Alat manajemen proyek memberikan gambaran lengkap proyek yang membantu manajer proyek untuk menyelaraskan dan memprioritaskan tugas.Dengan ini, manajer proyek dapat lebih terorganisir dan sistematis dalam hal perencanaan, penjadwalan, pelacakan kemajuan, dokumentasi, manajemen anggaran, alokasi sumber daya, manajemen risiko, dll. Dengan alat manajemen proyek Anda dapat dengan mudah tetap berada dalam ruang lingkup Anda & melacak kemajuan.
4. Perencanaan Anggaran yang Efektif
Anggaran adalah salah satu kekuatan utama di balik proyek apa pun. Menyampaikan proyek yang sukses dan tepat waktu dalam anggaran yang diperkirakan membutuhkan banyak perencanaan dan kontrol. Alat manajemen proyek harus membantu manajer proyek untuk keluar dari kesulitan ini dan merencanakan anggaran yang tepat.
5. Pengambilan Keputusan yang Dioptimalkan
Dengan semua yang tersedia di satu tempat, alat manajemen proyek sering kali mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik. Karena Anda memiliki semua parameter waktu nyata yang terkait dengan tugas dan aktivitas proyek, fileproses pengambilan keputusan menjadi lebih baik dan akurat.
6. Komunikasi yang Lebih Baik
Alat manajemen proyek membentuk saluran komunikasi yang mudah tidak hanya dengan anggota proyek internal tetapi juga dengan anggota eksternal, seperti klien dan pemangku kepentingan. Dengan menggunakan alat-alat ini, arus informasi menjadi jelas dan tepat mengenai tugas atau aktivitas apa pun yang berkaitan dengan proyek.
7. Berbagi Dokumen
Berbagi dokumen adalah aktivitas penting dalam proyek apa pun dan dengan alat manajemen proyek ke dalam gambar, tugas ini menjadi mudah. Saya tmemungkinkan pemangku kepentingan proyek menemukan dokumen, kerangka gambar, spesifikasi, dll. yang lebih komprehensif, untuk memastikan transparansi dan komunikasi.
8. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan segala sesuatu yang dilakukan dalam cakupan dan anggaran yang disediakan bersama dengan kualitas premium, pelanggan pasti akan puas.Alat manajemen proyek yang efisien menawarkan fungsionalitas yang memungkinkan hubungan pelanggan / pemasok ini terus berjalan bahkan setelah proyek selesai dan dikirim.
Alat Manajemen Proyek Terbaik di Pasar
Di bawah ini saya telah membuat daftar 10 alat Manajemen Proyek teratas yang tersedia di pasar:
1. Wrike
Wrike adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberikan visibilitas penuh dan kontrol atas tugas-tugas proyek. Ini adalah perangkat lunak pemenang penghargaan untuk manajemen proyek online dan membantu meningkatkan kecepatan dan efisiensi kerja di kelompok yang ditempatkan dan didistribusikan.
2. Asana
Asana adalah aplikasi manajemen proyek web dan seluler yang dirancang untuk membantu tim melacak pekerjaan mereka. Mudah untuk memulainya, tetapi cukup kuat untuk menjalankan seluruh bisnis Anda. Ini memberikan banyak fitur yang dapat membantu organisasi Anda dan melacak pekerjaan dengan cara yang sesuai dengan alur kerja setiap tim dengan memberikan transparansi dan kejelasan kepada rekan satu tim.
3. Trello
Trello adalah aplikasi manajemen proyek berbasis web yang dikembangkan olehKabut Sungai kecilPerangkat lunak danaku ssaat ini dimiliki oleh Atlassian. Dari perusahaan rintisan hingga perusahaan Fortune 500, Trello menyediakan cara visualbagi tim untuk berkolaborasi dalam proyek apa pun. Ini sangat fleksibel dan mudah digunakan. Itu melacak setiap detail, baik itu gambaran besar atau detail menit menggunakan manajemen gaya kanban.
4. JIRA
JIRA adalah alat manajemen proyek yang lebih populer digunakan untuk pelacakan bug dan pelacakan masalah.Menggunakan JIRA Andadapat dengan mudah merencanakan, melacak, dan mengelola proyek pengembangan perangkat lunak tangkas Anda dengan menyesuaikan alur kerja dan kolaborasi tim Anda. Ini menyediakan fitur-fitur khusus untuk pengembangan perangkat lunak tangkas yang membantu tim tetap fokus untuk memberikan nilai berulang dan tambahan, secepat mungkin, dengan papan scrum yang dapat disesuaikan.
5. Basecamp
Basecamp adalah alat komunikasi waktu nyata yang membantu tim untuk tetap berada di halaman yang samalebih sedikit untuk tugas manajemen proyek tradisional. Ini adalah layanan andal yang menawarkan pengaturan sederhana dan waktu belajar yang singkat. Seiring dengan daftar tugas, kalender, tanggal jatuh tempo, dan fungsi berbagi file yang melacak prioritas dan item yang dapat ditindaklanjuti menjadi lebih mudah.
6. Zoho
Zoho adalah perangkat lunak manajemen proyek online gratis yang memungkinkan Anda membuat proyek bisnis Anda lebih produktif dan menyelesaikannya dalam jangka waktu tertentu. Menggunakan Zoho, Anda bisa mendapatkan wawasan mendalam tentangbagan dan laporan saat berkolaborasi dengan tim, klien, vendor, atau konsultan Anda dengan mulus.
7. Podium
Mimbar adalah layanan kolaborasi berbasis cloud yang didukung oleh Citrix.Saya tadalah alat kolaborasi sosial tempat seseorang dapat membangun aplikasi dan mengatur ruang kerja untuk mendukung alur kerja yang disukai dan menjadi lebih efektif. Ini adalah alat yang sempurna untuk meningkatkan kolaborasi karena memungkinkan Anda terhubung dengan kolega melalui jejaring sosial internal dan obrolan.
8. FreedCamp
Freedcamp adalah alat manajemen proyek dan sistem organisasi berbasis web. Ini dapat digunakan oleh asatu atau beberapa pengguna yang berkolaborasi menggunakan komputasi awan. Ini adalah alat yang ideal untuk orang-orang dan bisnis yang ingin tetap mengontrol proyek, sumber daya, anggaran, waktu, dll.Freedcamp terutama membantu Anda dalam meningkatkan alur kerja Anda, menentukan target Anda dan mencapai tujuan Anda dalam waktu dan anggaran yang ditentukan.
tipe data tanggal dalam sql
9. Scoro
Scoro adalah solusi komprehensif yang mengintegrasikan semua fitur yang diperlukan dalam perangkat lunak manajemen proyek. Menggunakan Scoro, Anda dapat mengelola seluruh perusahaan Anda di satu tempat, yaitu menyatukan sistem Anda yang berbeda dan spreadsheet yang tak terhitung jumlahnya ke dalam satu alat. Ini pada dasarnya, solusi perangkat lunak sebagai layanan untuk layanan profesional dan kreatif.
10. Proyek Microsoft
Proyek MS adalah alat manajemen portofolio proyek yang disediakan oleh Microsoft. Ini menyediakan cloud-berbasisdan opsi di lokasi. Ini juga menyediakan alat perencanaan terintegrasi yang membantu dalam mengatur dan menjaga tab proyek, termasuk tugas harian dan arahan keseluruhan.
Ini adalah 10 alat teratas di pasar. Ada lebih banyak alat yang tersedia di pasar yang digunakan di berbagai domain. Dengan ini, saya akan menyimpulkan artikel ini tentang alat manajemen proyek. Semoga membantu dalam menambah nilai pengetahuan Anda. Sebelum Anda memulai dengan proyek Anda, Anda dapat merujuk ke my artikel.
Jika Anda menemukan artikel ini di 'Alat Manajemen Proyek 'Relevan, lihat oleh Edureka, perusahaan pembelajaran online tepercaya dengan jaringan lebih dari 250.000 pelajar yang puas dan tersebar di seluruh dunia.
Ada pertanyaan untuk kami? Harap sebutkan di bagian komentar dan kami akan menghubungi Anda kembali.