Menurut laporan survei oleh PMI, ditemukan bahwa karena komunikasi yang tidak efektif, satu dari setiap lima proyek tidak berhasil. Untuk memastikan a Keberhasilan seorang manajer proyek harus mengatur manajemen komunikasi proyek yang efektif. Dalam artikel Manajemen Komunikasi Proyek ini, saya akan memberi Anda panduan lengkap tentang bagaimana komunikasi sistematis dibangun dalam sebuah proyek dan apa saja berbagai proses yang terlibat di dalamnya.
Di bawah ini adalah topik yang akan saya bahas dalam artikel manajemen waktu proyek ini:
- Apa itu Manajemen Komunikasi Proyek?
- Manfaat Manajemen Komunikasi
- Proses Manajemen Komunikasi Proyek
Untuk menguasai semua konsep Manajemen Proyek, Anda dapat memeriksa terstruktur kami program, di mana Anda akan dipandu oleh instruktur.
Apa itu Manajemen Komunikasi Proyek?
Manajemen Komunikasi Proyek, menurut ,
Manajemen Komunikasi Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa kebutuhan informasi proyek dan pemangku kepentingannya dipenuhi melalui pengembangan artefak dan pelaksanaan kegiatan yang dirancang untuk mencapai pertukaran informasi yang efektif.
Ini adalah salah satu dari sepuluh Area Pengetahuan utama yang meletakkan dasar kerangka Manajemen Proyek dan memainkan peran utama dalam menjaga seluruh tim proyek pada halaman yang sama. Tanpa manajemen komunikasi yang tepat, semuanya dapat runtuh karena kurangnya komunikasi dapat mengakibatkan kerusakan dalam berbagai proses. Hal ini selanjutnya dapat memberikan efek negatif pada hasil akhir dan dengan demikian mengakibatkan proyek tidak berhasil.
Manajemen Komunikasi Proyek mencakup berbagaiproses yang memastikan bahwa informasi proyek yang benar dikirimkan ke tim yang benar dan pada waktu yang tepat. Komunikasi yang efektif membantu dalam membangun hubungan yang sehat antara berbagai pemangku kepentingan dengan berbagai latar belakang budaya dan organisasi, tingkat keahlian, minat, dan perspektif. Semuanya bersama-sama dapat memengaruhi pelaksanaan proyek dan produk akhir.Proses lengkap manajemen komunikasi proyek adalah gabungan dari dua bagian:
- Itu bagian pertama berkaitan dengan pengembangan strategi yang memastikan sistem komunikasi yang efektif bagi para pemangku kepentingan.
- Itu bagian kedua bertujuan untuk melakukan kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi komunikasi.
Rata-rata, seorang manajer proyek menghabiskan sekitar 85-90% dari total waktu proyeknya untuk berkomunikasi. Jadi untuk a , menjaga aliran komunikasi yang efektif menjadi sangat penting. Untuk melakukannya, dia harus memutuskan strategi proyek di awal proyek dan mengikutinya selama siklus hidup proyek. Beberapa sangat direkomendasikan bahwa bantuan dalam membangun komunikasi yang efektif tercantum di bawah ini:
bagaimana mencegah kebuntuan di java
- Mendengarkan aktif yang kuat
- Menulis mahir
- Kemampuan berbicara yang lancar
- Mempertanyakan dan mengeksplorasi ide
- Menetapkan dan mengelola ekspektasi
- Memotivasi tim untuk tetap terlibat
- Pandu tim untuk meningkatkan kinerja
- Resolusi konflik
- Kemampuan untuk Meringkas dan mengulangi
- Identifikasi langkah paling efisien berikutnya
Seiring dengan keterampilan yang disebutkan di atas, seorang manajer proyek juga harus mengikuti 5 C komunikasi yang akan membantu dalam menciptakan komunikasi yang tidak terputus dan sistematis di seluruh proyek. Lima C ini adalah:
Istilah dari , komunikasi dapat dari berbagai jenis:
- Komunikasi tertulis: Ini adalah salah satu bentuk komunikasi paling tepat yang ditularkan melalui media korespondensi. Ini dapat dipisahkan lebih lanjut menjadi dua bentuk:
- Formal Tertulis: Piagam proyek, pernyataan ruang lingkup, rencana proyek, WBS, status proyek, masalah kompleks, komunikasi terkait kontrak, Memo, dll.
- Informal Tertulis: email, catatan, surat, komunikasi rutin dengan anggota tim, dll.
- Komunikasi Lisan: Jenis komunikasi ini memiliki tingkat fleksibilitas yang tinggi yang dilakukan melalui media personal contact, team meeting, telephonic dll. Lebih lanjut dapat dikategorikan menjadi dua bentuk:
- Formal Lisan: Presentasi, pidato, negosiasi, dll.
- Lisan Informal: Percakapan dengan anggota tim, rapat proyek, percakapan di ruang istirahat atau ruang perang, dll.
- Komunikasi nonverbal: Ini adalah bentuk komunikasi paling dasar dan sekitar 55% komunikasi dilakukan dalam bentuk ini.Contoh umum jenis komunikasi ini adalah ekspresi wajah, gerakan tangan, nada suara saat berbicara, dll.
Saya harap sekarang Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa itu manajemen komunikasi proyek. Pada bagian selanjutnya, saya akan berbicara tentang bagaimana manajemen komunikasi bermanfaat bagi organisasi.
Manfaat Manajemen Komunikasi
- Harapan: Rencana komunikasi proyek membantu dalam menetapkan standar tentang bagaimana dan kapan komunikasi harus dilakukan.Ini membantu seorang manajer dalam menjaga kontrol proyek dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan menerima informasi yang diperlukan.
- Konsistensi: Dengan rencana komunikasi yang tepat, seorang manajer proyek menjadi lebih konsisten dalam menangani kegiatan proyek. Juga, ini memberi anggota tim arahan yang selanjutnya mereka dapat berkomunikasi dengan anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya secara konsisten.
- Produktifitas: Rencana manajemen proyek yang efisien membuat semua anggota tim mendapat informasi yang baik tentang kejadian proyek. Dengan cara ini mereka selalu dibekali dengan informasi yang mereka butuhkan alih-alih menghentikan pekerjaan dan mencari informasi yang kurang.
- Hasil: Ini membangun saluran komunikasi yang tepat dan jelas antara tim dan pemangku kepentingan yang memastikan bahwa tim tahupersis apa yang diinginkan, dibutuhkan dan diharapkan oleh para pemangku kepentingan dari hasil proyek.
- Komunikasi Terkendali: Manajemen komunikasi juga memastikan bahwa informasi yang benar disampaikan kepada orang yang tepat dan pada waktu yang tepat. Ini tidak menyisakan ruang untuk ambiguitas atau kebingungan dan memberikan arus komunikasi yang lancar.
- Kolaborasi Tim Proyek: Komunikasi yang baik sering kali menghasilkan kolaborasi yang lebih baik di antara anggota tim dan meningkatkan fokus pada keseluruhan.
- Sesi Pembukaan Efektif: Sebuah rencana manajemen komunikasi yang terorganisir dengan baik memberikan permulaan yang baik untuk proyek seperti itumemastikan bahwa proyek dan metodologi dibahas dan ditinjau pada tingkat tinggi. Setelah ini dipastikan, proses komunikasi lebih lanjut diungkapkan dan disetujui oleh anggota tim yang memberi mereka gambaran yang jelas tentang apa yang akan terjadi selanjutnya dan apa peran mereka dalam proyek tersebut.
Proses Manajemen Komunikasi Proyek
Area Pengetahuan manajemen komunikasi proyek terdiri dari tiga proses berikut:
1. Rencanakan Manajemen Komunikasi
Plan Communication Mangement adalah proses awal bidang pengetahuan manajemen komunikasi proyek. Dalam proses ini, rencana sistematis dan efektif dikembangkan untuk kegiatan yang terlibat dalam komunikasi proyek. Ini terutama memanfaatkan informasi seperti kebutuhan setiap pemangku kepentingan dan tim, aset organisasi yang tersedia dan kebutuhan proyek. Proses manajemen komunikasi rencana dilakukan dalam interval berkala di seluruh . Ini terutama membantu dalam penyajian data yang relevan tepat waktu melalui pendekatan terdokumentasi yang membuat para pemangku kepentingan terlibat secara efisien.
c ++ pernyataan goto
Manajemen komunikasi rencana melibatkan berbagai input, alat & teknik dan output yang telah saya cantumkan dalam tabel di bawah ini:
| Masukan | Alat & Teknik | Keluaran |
|
|
|
2. Kelola Komunikasi
Proses kedua dari manajemen komunikasi proyek adalah Kelola Komunikasi yang terutama bertujuan untuk mengumpulkan, membuat, mendistribusikan, menyimpan, mengambil kembali, mengelola, memantau dan akhirnya membuang informasi proyek dengan cara yang tepat dan tepat waktu. Ini dilakukan sepanjang siklus hidup proyek untuk memberikan aliran informasi yang mudah dan efisien dari tim proyek ke pemangku kepentingan dan sebaliknya. Proses ini juga membantu dalam mengidentifikasi berbagai aspek komunikasi yang efektif bersama dengan yang paling sesuai metodologi , teknologi, dan teknik. Selain itu, memungkinkan seluruh sistem komunikasi menjadi lebih fleksibel dengan menyediakan ruang untuk setiap penyesuaian metode dan teknik. Ini membantu dalam mengakomodasi tuntutan dan kebutuhan pemangku kepentingan yang berubah tanpa mengganggu arus komunikasi.
Pada tabel di bawah ini saya telah membuat daftar lengkap dari input, alat & teknik dan output yang terlibat dalam proses Kelola Komunikasi:
| Masukan | Alat & Teknik | Keluaran |
|
|
|
3. Pantau Komunikasi
Monitor Komunikasi adalah proses terakhir dari bidang pengetahuan manajemen komunikasi. Proses ini memastikan bahwa semua kebutuhan informasi dan persyaratan proyek dan pemangku kepentingan yang terlibat dipenuhi dengan penyelesaiannya. Itu dilakukan di seluruh dan membantu dalam mengoptimalkan arus informasi sesuai dengan manajemen komunikasi dan rencana keterlibatan pemangku kepentingan.
Tabel di bawah ini berisi daftar berbagai masukan, alat & teknik dan keluaran yang terlibat dalam proses akhir manajemen komunikasi proyek:
| Masukan | Alat & Teknik | Keluaran |
|
|
|
Jadi, ini semua tentang Manajemen Komunikasi Proyek. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang metodologi manajemen proyek atau ,Anda dapat memeriksa saya ' demikian juga.
Jika Anda merasa artikel 'Manajemen Komunikasi Proyek' ini relevan, lihat oleh Edureka, perusahaan pembelajaran online tepercaya dengan jaringan lebih dari 250.000 pelajar yang puas dan tersebar di seluruh dunia.
Ada pertanyaan untuk kami? Harap sebutkan di bagian komentar artikel Manajemen Komunikasi Proyek ini dan kami akan menghubungi Anda kembali.